Panduan Petugas Check-in Event: Scan QR di Gate

Sebelum hari-H

Akun & perangkat

Penyelenggara sudah mengundang email kamu sebagai Petugas check-in.
Buka event.gotika.app di perangkat gate, login dengan email itu dan kode 6 digit.

Siapkan app

Pasang app ke layar utama (Add to Home screen), lalu buka dari ikonnya. Daftar peserta di perangkat tidak dibersihkan browser.
Izinkan akses kamera saat diminta.

Masuk ke mode petugas

Setelah login, menu bawah punya tab Check-in. Tab Event biasanya kosong untuk petugas karena kamu bukan peserta. Itu normal.

Beranda petugas dengan tab Check-in di menu bawah dan tab Event yang masih kosong

Ketuk Check-in untuk membuka Mode petugas, lalu pilih event tempat kamu bertugas. Label Petugas check-in dan jumlah gate terlihat di kartunya.

Mode petugas menampilkan kartu event dengan label Petugas check-in dan jumlah gate

Pilih gate

Pilih gate tempat kamu berjaga. Perangkat mengingat gate ini, jadi besok cukup buka app dan langsung scan.

Label QR: gate menerima scan QR.
Label Wajah 1:N: gate memakai pengenalan wajah (lihat bagian Gate wajah).
Alat lain di bawahnya: Cari manual, Walk-in, Kiosk registrasi mandiri, dan Dashboard live.

Daftar gate dengan label QR dan Wajah 1:N, serta menu Alat lain di bawahnya

Scanner dan cek kesiapan

Layar gate menampilkan kamera dengan kotak bidik. Arahkan QR peserta ke dalam kotak.

Online · sinkron baru saja: perangkat tersambung ke server.
Daftar N peserta: daftar sudah terunduh, jadi scan tetap jalan walau internet putus.
Suara aktif: bunyi beda untuk hasil hijau, kuning, dan merah.
Mode kiosk: mengunci layar di scanner (lihat bagian Mode kiosk).

Layar scanner siap dengan kotak bidik kamera dan status online, daftar peserta, dan suara

Wajib sebelum buka gate: Sebelum gate dibuka, ketuk Cek kesiapan. Hijau aman, kuning masih bisa jalan, merah harus dibereskan.

Layar Cek kesiapan berisi daftar item perangkat dengan status hijau, kuning, atau merah

Item	Artinya	Kalau bermasalah
Kamera	Kamera menyala	Izinkan kamera di pengaturan browser
Pembaca QR	Mesin pembaca QR siap	Muat ulang app
Daftar peserta	Daftar sudah terunduh dan kapan terakhir diperbarui	Sambungkan internet sebentar sampai terunduh
Penyimpanan	Data aman dari pembersihan browser	Pasang app ke layar utama, buka dari ikonnya
Antrean scan	Scan yang belum terkirim ke server	Tunggu; kalau tidak berkurang, cek internet atau pakai modem cadangan
Jam tablet	Jam perangkat sesuai server	Nyalakan tanggal & waktu otomatis
Koneksi ke server	Kecepatan koneksi	Pindah ke modem cadangan
Versi app	Versi terpasang	Muat ulang supaya versi terbaru terpasang

Membaca hasil scan

Setelah QR terbaca, layar berubah warna. Layar hasil kembali ke scanner otomatis; ketuk Lanjut scan untuk kembali lebih cepat.

Hijau: Silakan masuk

Nama, instansi, dan tipe tiket tampil. Persilakan masuk.

Salah orang atau tidak sengaja ter-scan? Ketuk Batalkan.

Hasil scan hijau Silakan masuk dengan nama, instansi, dan tipe tiket peserta

Kuning: Boleh masuk lagi

Peserta sudah check-in hari ini (jam check-in pertama ditampilkan). Biasanya peserta yang keluar lalu masuk lagi. Tercatat sebagai “masuk lagi”.

Hasil scan kuning Boleh masuk lagi dengan jam check-in pertama peserta

Merah: Tidak bisa masuk

Alasannya selalu tertulis di layar. Lihat tabel di bawah untuk yang paling sering muncul.

Hasil scan merah Tidak bisa masuk karena QR tidak dikenal

Alasan hasil merah yang sering muncul

Alasan	Yang dilakukan
QR tidak dikenal atau sudah diganti	QR palsu, atau peserta sudah membuat QR baru. Minta peserta membuka QR terbaru di app, atau pakai Cari manual.
Belum disetujui	Pendaftaran masih menunggu persetujuan penyelenggara. Arahkan ke meja registrasi.
Terdaftar di event lain	Arahkan ke hall yang benar.
Tidak ada di daftar peserta tablet ini	Arahkan ke meja registrasi.

Mode kiosk

Untuk tablet yang dipasang di gate dan dipegang peserta sendiri, ketuk Mode kiosk. Navigasi app disembunyikan, jadi layar hanya berisi scanner.

Tablet dalam mode kiosk yang hanya menampilkan scanner dan tombol gembok

Keluar dari kiosk

Tekan dan tahan tombol gembok (Tahan untuk keluar kiosk), lalu konfirmasi Keluar.

Dialog konfirmasi Keluar dari mode kiosk

PIN kiosk: Kalau penyelenggara memasang PIN kiosk, kamu perlu memasukkan PIN itu untuk keluar.

Kiosk registrasi mandiri

Tablet di meja registrasi bisa dipakai peserta untuk mendaftar sendiri. Peserta mengisi data, menerima QR lewat email, dan langsung tercatat masuk.

Buka kiosk: dari Pilih gate → Alat lain → Kiosk registrasi mandiri.
Pilih gate tempat check-in dicatat. Tiket yang ditawarkan tampil di bawahnya. Tiket yang perlu persetujuan host ditolak dan peserta diarahkan ke meja registrasi.
Ketuk Mulai kiosk. Untuk keluar dibutuhkan PIN kiosk, kalau penyelenggara memasangnya.

Pengaturan kiosk registrasi mandiri dengan pilihan gate, daftar tiket, dan tombol Mulai kiosk

Cari manual

Untuk peserta yang HP-nya mati, lupa QR, atau QR-nya tidak terbaca.

Konfirmasi check-in tanpa QR dengan kolom Alasan tanpa QR dan tombol Check-in sekarang

Buka tab Cari.
Cari peserta: ketik minimal 2 huruf nama, email, atau instansi.
Cocokkan identitas: tanyakan instansi atau minta kartu identitas, lalu ketuk Check-in.
Konfirmasi: isi Alasan tanpa QR (opsional, misalnya “HP mati”), lalu ketuk Check-in sekarang. Alasan tercatat di riwayat.

Hasil hijau muncul seperti scan biasa.

Status peserta: Status yang bisa muncul di hasil pencarian:

Sudah masuk hari ini

Belum disetujui

Menunggu

Daftar tunggu

Walk-in

Untuk peserta yang datang tanpa registrasi.

Buka tab Walk-in.
Isi data peserta: Email (QR dikirim ke sini supaya peserta bisa mengumpulkan stamp booth), Nama lengkap, Instansi, lalu pilih Tipe tiket. Nomor HP dan Jabatan opsional.
Ketuk Daftarkan dan check-in. Peserta langsung tercatat masuk dan menerima email berisi QR.

Form walk-in berisi kolom email, nama lengkap, instansi, dan tipe tiket

Konfirmasi walk-in berhasil, peserta tercatat masuk dan QR dikirim lewat email

Perlu diketahui: Walk-in butuh internet. Saat offline, gate tetap bisa scan QR; daftarkan peserta walk-in setelah perangkat tersambung lagi.

Dashboard live

Tab Live menampilkan kehadiran hari ini secara langsung, tanpa perlu muat ulang.

Sudah check-in dari total peserta disetujui, plus persentase kehadiran
Belum datang dan grafik check-in per jam
Check-in terbaru: nama, jam, gate, dan metode (QR, Manual, Walk-in, Wajah)
Per gate dan Per metode
Perangkat: status tiap tablet gate. Label Tidak ada kabar atau Daftar lama berarti tablet itu perlu dicek.

Ketuk Layar besar untuk menampilkannya di TV/monitor.

Dashboard live dengan jumlah check-in, persentase kehadiran, grafik per jam, dan check-in terbaru

Gate wajah

Di gate berlabel Wajah 1:N, peserta cukup berdiri di depan kamera dan melihat ke layar. Sistem mencocokkan wajah dengan peserta yang sudah mendaftarkan wajahnya.

Toggle Wajah / QR untuk berpindah ke scan QR kapan saja.
Peserta yang belum mendaftarkan wajah tetap masuk dengan QR.
Wajah belum terbaca beberapa kali? Pilih Izinkan dengan QR atau batalkan.

Perlu diketahui: Check-in wajah butuh internet. Saat offline, pakai QR.

Layar gate wajah dengan kamera depan dan toggle Wajah / QR

Kalau ada masalah

Masalah	Yang dilakukan
Status Offline	Scan QR tetap jalan dari daftar di perangkat dan masuk antrean. Antrean terkirim otomatis begitu online. Jangan logout atau hapus data browser.
“Daftar peserta belum terunduh”	Sambungkan internet sebentar sampai label Daftar N peserta muncul.
“Ada check-in yang ditolak server”	Buka layar gate dan lihat daftar di bawah scanner. Biasanya peserta yang ternyata belum disetujui.
“Sesi login habis”	Ketuk Login ulang. Scan yang tertunda terkirim setelah login.
QR tidak terbaca	Minta peserta menaikkan kecerahan layar, jauhkan atau dekatkan HP, atau pakai Cari manual.
Kamera hitam / “Kamera belum bisa dinyalakan”	Ketuk Coba lagi, izinkan kamera di pengaturan browser, atau tutup app lain yang memakai kamera.
Antrean scan tidak berkurang	Cek internet, pindah ke modem cadangan, lalu lapor koordinator.

Sampai jumpa di hari-H:

Login dan cek kesiapan sebelum gate dibuka.

Hijau masuk, kuning masuk lagi, merah baca alasannya.

Tanpa QR? Pakai Cari manual.

Belum daftar? Daftarkan lewat Walk-in.

Panduan Petugas Check-in